Штатное расписание управляющей компании или ТСЖ — структура, составление, пример

Жилищно-управляющая компания, являясь юридическим лицом, зарегистрированным в установленном порядке, должна соблюдать общие требования, предъявляемые ко всем юридическим лицам. Одним из обязательных требований, предъявляемым ко всем юридическим лицам, таким как управляющая компания (в сфере ЖКХ) или ТСЖ, является наличие утвержденного штатного расписания.

Что это такое и для чего нужно

Штатное расписание сотрудников – документ, который содержит в себе полную информацию о количестве должностей на предприятии, их окладов, тарифных ставок и надбавок к тарифам, если таковые предусмотрены. С помощью штатного расписания отражается организационная структура компании.

Многие жилищные компании задаются вопросом, а для чего нужно утверждать такой документ?

Итак, штатное расписание нужно для планирования затрат на оплату труда всех сотрудников, для организации работы кадровой службы и работников.

При наличии этого документа легче рассчитать примерное расходование денежных средств, выделяемых ТСЖ жильцами. Благодаря документу, ТСЖ и управляющая компания также смогут точно определить суммы, уходящие на оплату персонала и на обслуживание недвижимого имущества. Документ, также предусматривает информацию о возможности принять на работу то или иное лицо.

Наличие этого документа позволяет снизить процент ошибок по несвоевременным начислениям заработных плат, а также другим операциям.

Структура штатного расписания

Структура штатного расписания представляет собой таблицу, которая содержит в себе все сведения о штате. В 2023 году штатное расписание, имеет туже форму, которая была установлена в 2004 году, Госкомстатом (форма № Т-3, ссылку на скачивание см. ниже).

Схема штатного расписания ТСЖ и УК в сфере ЖКХ должна содержать следующие сведения:

1. Дату утверждения штатного расписания;
2. Наименование товарищества собственников жилья или УК в соответствии с учредительными документами;
3. Порядковый номер приказа, на основании которого утверждено расписание управляющей компании или ТСЖ;
4. Дату составления документа;
5. Срок действия расписания;
6. Должности, количество штатных единиц, тарифная ставка, надбавки, всего сумма выплат по каждому из единицы.

Штат представляет собой информационный список о составе работников организации.

Законом не предусматривается предъявление конкретных требований по организации штата организации ЖКХ. В связи с этим штат ТСЖ или УК может состоять только из одного человека – председателя. В этом случае он выполняет обязанности:

1. По управлению финансами;
2. Экономическому прогнозированию;
3. Бухгалтерскому учету и делопроизводство.

Как правило, в таких случаях все обязанности по обслуживанию имущества выполняют сторонние компании.

Наиболее выгодным считается наличие в штате минимум трех должностей:

1. Председателя;
2. Бухгалтера;
3. Юриста.

На какой срок составляется

Трудовой кодекс РФ относит данный документ к локальным нормативно – правовым актам, то есть актам, которые принимаются и утверждаются непосредственно руководством организации. Постановление № 1 Госкомстата содержит требование об обязательном наличии в самом штатном расписании указания на дату, с которого данный документ действует в организации. Таким образом, государство дает возможность определить срок действия акта самостоятельно.

Хотелось бы отметить, что, как правило, штатный порядок составляется на срок равный одному году. Утверждение документа осуществляется в декабре, а датой вступления в силу является следующий месяц.

Как составить

Проект штатного расписания готовиться заранее до проведения общего собрания членов ЖСК. Как правило, созданием документа занимается кадровик, при отсутствии такой должности лицо, выполняющее обязанности кадровика, либо бухгалтер. Составляется документ совместно с председателем, инженером или специалистом по обслуживанию имущества.

Расчет штатного расписания составляется в несколько этапов.

В первую очередь следует определить:

1. Годовую максимальную сумму, которую имеет организация за год;
2. Определить количественный состав персонала;
3. Определить месячный предел фонда (для этого необходимо разделить общую сумму заработной платы всего персонала на 12 месяцев);
4. Если месячный предел фонда превышает лимиты фонда, то необходимо осуществить корректировку окладов.

Стоит обратить внимание, что заработная плата, не может быть установлена ниже прожиточного минимума. Если объем выплаты ниже, то необходимо снизить объем почасовой нагрузки сотрудника. В этом случае снижение оклада будет обосновано.

Следующим этапом подготовки документа является его заполнение. Отражается следующая информация:

1. Наименование организации (указывается точь — в — точь как в документах об учреждении организации);
2. Срок, в течение которого расписание актуально.

Далее составляется таблица. В таблице в обязательном порядке указываются следующие данные:

1. Подразделения, где будет происходить замещение должности;
2. Каждому подразделению присваивается соответствующий код;
3. Отражаются должности;
4. Отражаются оклады соответствующие должностям.

Последним этапом является составление сметы, для выплаты денежных средств за месяц и год.

Образец и пример заполнения штатного расписания

Образец (бланк) штатного расписания по форме Т-3 можно скачать с нашего сайта.

При заполнении обратите внимание, что наименования подразделений должны обязательно указываться в следующем порядке:

1. Руководящие должности, административный персонал;
2. Производственные должности;
3. Обслуживающие должности.

Для правильного наименования должностей и структурных подразделений организации следует обращаться к соответствующим справочникам, которые содержат перечень всех должностей.

Пример заполнения представлен на фото ниже. Не из сферы ЖКХ, но все же позволит сориентироваться!

Кликните для увеличения примера.

Как и кем утверждается

Утверждение штатного расписания в ТСЖ происходит на совместном собрании всех его членов. Если на собрание явились не все члены, то собрание признается несостоявшимся и регламент считается не утвержденным.

При утверждении штатного расписания Председатель выносить соответствующий приказ, в котором следует указать дату принятия, порядковый номер документа и срок его действия.

Управляющая же компания утверждает свое расписание без участия собственников.

Кто и как может изменить

Правом внесения изменений в содержание документа обладает Председатель ТСЖ или управляющей компании.

В штатное расписание допускается внесение изменений в следующих случаях:

1. При переименовании организации;
2. При переименовании должности;
3. При изменении количества в структурном подразделении количества должностей;
4. При изменении размера должностного оклада.

При этом происходит уведомление работников организации.

Изменение осуществляется с помощью издания нового приказа, в котором отражаются изменения. На основании изданного приказа, готовят выписку из него.

При существенных изменениях следует составлять новое штатное расписание, которое проходит такую же процедуру утверждения, которая указана выше.

Штатное расписание, важный  кадровый документ, облегчающий порядок учета кадрового состава и денежного обеспечения, составление которого не требует специальных познаний.